O encontro é aberto a representantes de instituições públicas e privadas, agentes e lideranças do campo do audiovisual e a demais interessados no assunto. Sob a coordenação do Instituto Estadual de Cinema (IECINE RS), o Colegiado Setorial do Audiovisual é um órgão de assessoramento da Secretaria da Cultura (Sedac) e tem por finalidade fiscalizar as diretrizes das políticas públicas para o segmento, à luz do Plano Estadual de Cultura, e propor ações específicas para a consecução das mesmas no âmbito do Sistema Estadual de Cultura.